Fontosabb újdonságok
- Egyszerűsített választójegyzék összeállítás
- Táblázatos bizonylat könyvelés
- Családi pénzügyi kimutatás
- Egygombos évnyitás
A fejlesztés irányai
Az Ariadne - Egyházközségi adminisztrációs szoftver immár hat éves története során mindig kiemelt figyelmet fordítottunk az egyházközségek helyi sajátosságaira. A gyülekezeti adminisztráció nagy vonalakban egységes, de kisebb-nagyobb mértékben gyakran előfordulnak helyi vagy tájegységi sajátosságok. Ezt olyan körülményként kezeltük a fejlesztés során, amihez a szoftvernek igazodnia kell, úgy hogy közben a másik fontos követelményt az egységes rendszer igényét se adjuk fel. (Talán a templomok építészetének egyszerre létező egységéhez és különbözőségéhez lehet hasonlítani ebből a szempontból.)
A programban az évek alatt összegyűlt sok helyi tapasztalatból és szokásból kirajzolódtak a leggyakoribb használati módok is. A 2010. évi fejlesztések egyik iránya ezen főcsapás minél kényelmesebben járhatóvá tétele volt. Erre a legjobb példa talán, a választójegyzék, a melynek lett "két kattintásos" változata, ha csak a korábbi években befizető egyháztagok lehetnek a tagjai.
A fejlesztések másik iránya pont a meglévő funkciók kiegészítése volt alternatív használati módokkal, mint mondjuk az egyszerűsített táblázatos bizonylat könyvelés, amely az egytételes bizonylatok könyvelési sebességét növeli meg jelentősen.
A harmadik csoportja a fejlesztéseknek a hatékonyságot javítják, egyszerűsítik a kezelést. Ilyen pl. az év nyitással kapcsolatos feladatok összevonása az új év felvételébe vagy a kettős könyvelést végzőknél a bizonylat rögzítésével egy időben történő főkönyvi könyvelés.
Újabb funkciók is megjelentek, a támogatási szolgáltatásunkat igénybe vevő felhasználók kéréseinek megfelelően. A lelkipásztori munkát hivatott segíteni pl. az összevont családi pénzügyi kimutatás.
Lássuk ezek után tételesen is, mi változott.
Egygombos évnyitás
Az évnyitás jelentősen leegyszerűsödött a korábbihoz képest. Eddig sem volt bonyolult, de igényelt vagy 10 kattintást, ráadásul különböző ablakokban. Mivel évente csak egyszer kellett végrehajtani, könnyű volt elfelejteni mire újra szükség volt rá.
Most a könyvelési éveknél megjelenik egy Új év nyitása menüpont, ami mindent elvégez:
létrehozza a következő évet, kitölti a kezdete-vége mezőket és megnyitja könyvelésre
lemásolja a könyvelési jogcímeket
A funkció előnye a kevesebb munkaigény mellett, hogy a kevesebb adatbevitel kevesebb hibázási lehetőséget is jelent. Ugyanakkor megmaradt minden korábbi lehetőség a jogcímrendszer átalakítására.
Családi pénzügyi kimutatás
Az Ariadnében pontosan lehet vezetni a családi kapcsolatokat (u.m. szülő-gyerek, házastárs) és személyre szólóan az egyházfenntartási befizetéseket. Ez az új funkció ezen adatokból állít össze egy hatékonyan használható jelentést.
A jelentés:
-
automatikusan összegyűjti a család tagjait oly módon, hogy
egy személy csak egyszer fordul elő a listában, akkor is ha nincs a lista leszűkítve a családfőkre
-
önálló családba sorolja azokat a gyerekeket, akiknek feleségük és/vagy gyerekük van
-
kiszámolja a családtagok befizetését,
évente külön oszlopban jeleníti meg
minden családtag befizetését összeadja
megjeleníti a család(fő) címét és excelbe exportálható
Miért jó ez?
egyben lehet látni a családtagokat és a család tagjai által teljesített befizetéseket, függetlenül attól, hogy személyekre bontottuk a könyveléskor vagy sem
elhunyt hozzátartozó (még életében tett) befizetései is megjelenik a családi összegben. Nem járunk úgy, hogy ha éveken keresztül a férjre könyveltünk, akkor annak halála után az özvegy úgy tűnik, mintha évek óta nem járulna hozzá az egyházközség fenntartásához.
nem kell egy gyerek családalapítását külön adminisztrálni. Automatikusan leválik a jelentésben a szülei családjáról. Kevesebb munka és kevesebb hibázási lehetőség
-
a lista felhasználható az egyházfenntartói járulékok begyűjtéséhez:
táblázatkezelőbe exportálva, cím szerinti sorrendben nyomtathatók akik nem fizettek
gyülekezeti hírlevél/újság címzéséhez felhasználható, a nem fizetőknek eltérő tartalmú csomag, levél állítható össze (pl. csekk is kerül az újság mellé)
Egyszerűsített zárszámadás nyomtatás
Az Ariadne zárszámadása az év végén leadandó "hivatalos" forma mellett sokféle lehetőséget biztosít:
tetszőleges időszakra lehet lekérni, nem csak a teljes évre
társegyházközségek zárszámadása külön és egyben is nyomtatható, illetve ahol tevékenységek szerint is könyvelnek, ott tevékenységre is bontható
lehet csak a fő jogcímekre kérni (pl. I., II. , III. .... megjelenik, de az alattuk álló részjogcímek már nem)
a jogcímrend tetszőleges részére lehet szűkíteni, pl.: csak a kiadások, vagy ellenkezőleg bővítetten, az átmenő tételekkel együtt nyomtatni.
A sok lehetőséghez némi kezelői ismerettel és kattintásokkal jutunk hozzá.
Az egyszerűsített zárszámadás nyomtatás a leggyakoribb formát (teljes évre, átmenő tételek nélkül a teljes jogcímrendre, részletesen és társegyházközségek egyben) kínálja:
egy kattintással indítható
a formátumát szépítettük (ami persze szubjektív)
lehetőség van a nyitó összeget automatikusan a IV.10. .... jogcímen megjeleníteni az eddigi vagyon változás rész helyett, ami a jelentés végén jelent meg.
Táblázatos bizonylat könyvelés
Az táblázatos bizonylat könyvelés a pénzmozgások könyvelésének egy új, könnyített formája, elsősorban kis pénzforgalmú gyülekezetek számára. A kezeléstechnikában ötvözi
a táblázatkezelő programok által nyújtott egyszerű adatbevitelt
-
az Ariadne integrált adatbázisából eredő előnyökkel
megbízhatósággal
az adatok újrafelhasználhatóságával ( pl. választójegyzék automatikus összeállítása a könyvelési adatok alapján)
Ez a könyvelési forma az egytételes bizonylatoknál lényegesen növeli az adatbevitel sebességét. A pénzmozgást egyből a pénztárkönyvbe lehet rögzíteni, a bizonylatfej nélkül.
Egyszerűsített választójegyzék összeállítás
A választójegyzék összeállítás szabályai, és az Ariadne programban rögzített, ehhez szükséges adatok köre elég nagy szórást mutat a tapasztalatok szerint. (Szoftverfejlesztőként a valóságos helyzetet kellett figyelembe vennünk, nem az elveket.) Ezért a felhasználóra bíztuk, hogy a program eszközeivel maga állítsa össze az adott gyülekezet gyakorlata szerint a választójegyzékbe kerülők listáját.
Ugyancsak gyakorlati tapasztalat, hogy a legtöbb helyen elégséges az előző év(ek)ben megadott jogcíme(ke)n teljesített befizetés a választójegyzékbe kerüléshez. Az egyszerűsített választójegyzék összeállítás pontosan ezt hozza két kattintás közelségbe:
a választójegyzék létrehozásakor megadható, hogy mely jogcímeket figyelje a program. Ezek lehetnek több év jogcímei is.
ezek alapján a program egy utasítással összeállítja a választójegyzéket
Megjegyzés
Megmaradt a korábbi módosítási lehetőség is! Egyéb feltételekkel is hozzáadhatók személyek a választójegyzékhez, illetve egyesével is lehet módosítani azt.
Szűkített egyháztag adatlap nyomtatás
Számos gyülekezetben gyakorlat, hogy év elején köszönőlevélben vagy egyéb kiadvány mellékleteként értesítést küldenek az egyháztagoknak az előző évi befizetésekről. A szűkített egyháztag adatlap az egyháztag és családtagjainak adatai mellett csak az előző évi befizetéseit tartalmazza.
Partner átalakítása egyháztaggá egy kattintással
Az Ariadne pénzügyi részében nem csak az egyháztagok szerepelnek befizetőként vagy mint akiknek kifizettük a pénzt. Számos esetben előfordul, hogy a könyvelés során felvett személynél nem jelölik, hogy egyháztag (nem lehet tudni, vagy elfelejtődik), ezért nem kerül bele az egyháztag nyilvántartásba, csak sima partner lesz.
Megjegyzés
Erre a 2009. évi egyik fejlesztés felhívja a figyelmet az új partner felvétele során. Így már csökken az ilyen típusú hibázások esélye.
Amikor egy ilyen partnerről kiderül, hogy az egyháztag nyilvántartásban a helye, akkor az új művelettel egy kattintással és egyéb háttérismeretek nélkül idehelyezhető.
Egyháztag adatok összevonása
Néha előfordul a legnagyobb gondosság mellett is, hogy valaki kétszer kerül be az egyháztag listába. Ha ezt időben észrevesszük, akkor a fölösleges adat törölhető. A törlést azonban csak addig engedi meg a program, amíg az illető nem szerepel már más adat részeként, pl. befizetőként egy pénztárbizonylaton. Ha a pénztárbizonylat le is van zárva, akkor az illetőt nem lehet a rendszerből törölni.
Ilyenkor jön jól az egyháztag adatok összevonása művelet, amellyel két adatból, amely a valóságban egy személyt takar, egyet képez. Az egyiket kitörli, és ennek minden kapcsolódó adatát (családtagok, események, pénzmozgások, stb.) a megmaradóhoz átteszi.
Boríték nyomtatási paraméterek állíthatók
Családi nyivántartókönyv új formátum
Rendszer karbantartás
Right Column. This can hold related links and advertisements...